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Dix conseils pour planifier un mariage en camping

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Surpassez vos « je fais » en plein air

par Life inTents

Lorsque vous pensez à votre mariage, vous voulez bien plus qu'un événement de « je fais » : vous voulez une expérience. Vous pensez à l'air frais, aux paysages magnifiques et aux partenaires de danse devenus camarades de camp où le plaisir ne s'arrête pas lorsque les lumières de la salle s'allument à 22 heures précises. Vous pensez au champagne et aux feux de camp, aux bûches et à l'amour. Vous envisagez de planifier un mariage dans un camp en plein air.

Bien que la vision soit indéniable, la planification d’un mariage en camping peut sembler un peu intimidante. Mais lorsque la nature est votre lieu de rendez-vous, cela en vaut la peine : tout ce qu'il faut, c'est un peu plus de planification et beaucoup d'empathie.

Découvrez nos 10 meilleures idées sur la façon de planifier un festival de mariage en camping qui l'aidera à passer d'un simple rêve à tout simplement un rêve. Découvrez comment nous pouvons vous aider à louer des tentes et à installer un camp pour votre événement.

1. Logistique des invités : cartographiez-la.

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Perdez-vous dans la conversation, pas sur les terrains de camping. Pensez tactiquement à la logistique de la façon dont les gens entrent, séjournent et sortent des terrains de camping. De tante Bernie qui vit dans la même ville à vos amis qui le voient pour la première fois, planifiez et cartographiez comment chaque (et nous entendons « chaque ») invité et membre de l'équipage s'y rendrait et découvrirait le lieu. Si cela ressemble à un mauvais problème de mathématiques et non à un voyage fluide, recherchez des opportunités de simplification, soit dans la situation actuelle, soit via un nouveau lieu de mariage dans un camp.

2. Donnez-vous suffisamment de temps pour installer votre camp.

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Accordez-vous le plus de temps possible lors de l'organisation de votre mariage au camping - idéalement la veille de l'arrivée des gens. Si la veille n'est pas possible, discutez de l'installation du camp dès le jour même pour vous donner le temps de résoudre les obstacles potentiels. Vos nerfs vous remercieront.

D’un autre côté, les ennemis mortels d’un groupe sont les mots : « Mais nous devons nous lever à 6 heures du matin ! » Discutez avec l'établissement de l'heure à laquelle les clients doivent partir. N'oubliez pas que la destruction d'un site de mariage dans un camp peut prendre un certain temps. Ainsi, même si l'heure de départ à 11 heures du matin donne l'impression que vous êtes en mesure de faire une répétition, le véritable réveil peut avoir lieu plusieurs heures avant. Discutez avec le lieu dès le début du processus en gardant cela à l'esprit pour discuter des détails et des options.

Notre conseil ? Si le temps, c'est vraiment de l'argent, investissez votre argent avant et après le grand jour pour vous sentir calme et serein.

3. Navettes, camping-cars et tentes – oh mon Dieu !

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Planifier un mariage dans un camping demande un peu de créativité, et une grande partie de cette puissance cérébrale est consacrée à l'endroit où les gens obtiennent leurs Zzz. Vous avez peut-être choisi un lieu qui ne dispose que d'une poignée de chambres à coucher où grand-mère appelait dibs. Ne vous inquiétez pas, c'est là que le plaisir entre en jeu, car de nombreuses options confortables (et même glamour) sont disponibles.

  • Lieux hors site : même si votre mariage se déroule parmi les arbres, vous pouvez transporter les invités de votre lieu vers d'autres endroits. Indispensables avec cette option : une compréhension claire de l'emplacement de vos emplacements hors site, un plan et un calendrier pour que les personnes se déplacent d'un point A à un point B, des communications distribuées (avec peut-être même quelques appels d'enregistrement) aux invités avant et pendant l'événement à effectuer. bien sûr, tout le monde connaît le « quand » et le « où ».

  • VR : Les VR sont dans leur renaissance. Bien qu'ils soient pratiques, ils peuvent même être extravagants avec leur éventuelle salle de bain, douche, lavabo et cuisinière. Vous pouvez louer plusieurs camping-cars pour créer une atmosphère communautaire, l'option camping-car étant souvent un succès auprès des parents et des grands-parents. Réfléchissez à la logistique de l’endroit où les camping-cars entreraient et se gareraient. Ensuite, pensez au type. Voulez-vous aller au traditionnel ou devenir glamour avec des Airstreams ou un Mercedes Sprinters ? Peut-être même une location de camping-car VW par excellence ? Faites le tour et effectuez une recherche dans les lieux de location traditionnels et les plateformes de location peer-to-peer, comme Outdoorsy.com .

  • Tentes : peu importe si votre tenue d'invité est un jean bleu ou une cravate noire, les tentes sont un logement à l'ancienne qui ajoute un élément de plaisir et d'authenticité. Pensez à acheter une tente Wenzel traditionnelle pour 4 personnes ou peut-être même une option familiale plus spacieuse pour 8 personnes . Remplissez-les de sacs de couchage, de lits de camp, de lanternes et d'une ou deux bouteilles de vin. Vous pouvez également demander aux invités de BYOT (apportez votre propre tente), mais cela peut être un peu difficile sur le plan logistique. Une option classique comprend un village de tentes éphémères avec location de tentes Bell , ajoutant de l'espace et une toile de fond magique pour ces photos. Avec un élément de « glamping », vous pouvez ensuite fournir des équipements tels que des lits queen, des housses de couette, des tapis, une chaise, des lanternes et des tapis.

4 . Quand la nature appelle (et qu'elle ne peut pas accéder à la messagerie vocale).

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Piste de dance? Prêt pour quelques mouvements. Buffet? Délicieux. TOILETTES? Hmm, vérifions cela. Un gros conseil : ne présumez pas que le lieu que vous choisissez dispose de toilettes qui répondent aux besoins de vos invités. Souvent négligés, vérifiez le nombre de toilettes et leur état. Vous aurez besoin d'au moins 2 à 3 salles de bains pour votre événement - toutes fonctionnelles, propres et confortables. Pensez à la façon dont ils peuvent être approvisionnés pour répondre à tous les besoins de vos invités. Heureusement, il existe des services tels que Luxury Restroom Trailers dans l'Oregon et à Washington et Royal Restrooms (à l'échelle nationale), qui apportent des toilettes et des douches de luxe portables directement sur votre site.

5. Coordonner vos fournisseurs et vos invités.

invités au mariage en glamping

Planifier votre propre mariage au camping peut ressembler à un travail à temps plein, et un mariage en plein air nécessite souvent les compétences d'un chef de projet. En organisant un mariage ou un événement dans un camp, vous partagez les tâches logistiques avec les vendeurs. Planifier cet événement ne suffit pas à savoir si les invités veulent du saumon ou du poulet. Il s'agit de confirmer les modalités de couchage, de tracer la disposition du village de tentes et de diriger les invités vers leurs abris pour la nuit. Travaillez avec des fournisseurs, tels que des sociétés de location de tentes de camping, qui incluent la gestion RSVP pour vous aider à supprimer certaines « tâches » de votre liste. Ou, si vous envisagez la voie du bricolage, vous souhaiterez peut-être obtenir une aide supplémentaire de la part de votre organisateur ou coordinateur d'événements, qui peut exiger un petit supplément (qui en vaut la peine).

6 . Communiquer. Communiquer. Communiquer.

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Faites savoir à vos invités à l’avance à quoi s’attendre en termes d’espace événementiel. Lorsque les gens se sentent préparés, ils peuvent se concentrer sur le plaisir, alors expliquez les détails clés qui pourraient les aider à planifier et à préparer leurs bagages. Incluez ce qui est à l'ordre du jour, une tenue vestimentaire appropriée (par exemple, une note disant que vous voudrez peut-être échanger vos talons hauts contre des chaussures plates sur les terrains de camping), des instructions spécifiques sur la façon de se rendre à leur tente ou camping-car spécifique, les commodités, etc. Point bonus : Incluez un plan du site de la propriété pour éliminer toute confusion dès le départ. Essayez d'envoyer ces détails 2 à 3 semaines avant le grand jour. Pendant l'événement, demandez à des panneaux et à des agents d'accueil de diriger les invités autour de la propriété, vers leurs fouilles et, bien sûr, vers le bar. 

7. Prévoyez la pluie et évitez la douleur.

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Même s’il n’est peut-être pas ironique d’avoir de la pluie le jour de votre mariage (je vous regarde, Alanis !), c’est une possibilité. Même si la pluie a mauvaise réputation, elle peut créer des décors à couper le souffle pour des photos et même un peu de chance. Mais la météo sera une variable majeure lors de votre événement en plein air, et la pluie n'est pas le seul coupable possible. Pensez : chaleur excessive, froid ou moiteur. Il faut une planification proactive pour s'assurer que vous et vos invités souriez, qu'il pleuve ou qu'il vente.

  • Si vos invités séjournent dans un camping-car : les invités doivent être sains et saufs face à une bruine ou une averse (ouf !), mais les efforts visant à « température confortable » peuvent varier selon le camping-car. Si vous sécurisez un camping-car sans climatiseur ni chauffage, optez pour des ventilateurs rechargeables ou des radiateurs portatifs au propane pour vous aider à maintenir la température modérée.

  • Si vos invités séjournent dans des tentes : les options peuvent être plus limitées dans les tentes, mais ne vous laissez pas effrayer. La clé? Choisir une tente solide et la renforcer. Sélectionnez une location de tente quatre saisons qui s'est avérée résistante à des pluies torrentielles inattendues ou effectuez des recherches en ligne pour obtenir des avis sur les tentes liées à la météo. Ajoutez une bâche comme mesure d'assurance et assurez-vous que les invités ne touchent pas le sol grâce à des lits de camp ou des matelas pneumatiques.

Lorsqu'il fait froid dans l'air, assurez-vous que les gens disposent d'une ou deux couvertures supplémentaires lorsque les températures nocturnes baissent. Si vous avez l'impression que la température pourrait vraiment descendre plus bas que celle de votre oncle sur la piste de danse, vous pouvez même faire des folies en achetant des radiateurs au propane portables .

Chaud et humide, c'est une autre histoire. Pour les nuits où vous craignez que le chiffre ressemble à un test de réussite, assurez-vous que vos tentes ont des fenêtres et des portes grillagées pour favoriser la circulation de l'air. Peut-être même vous procurer des ventilateurs fonctionnant sur piles si la chaleur est un problème majeur.

8. Adieu les bugs.

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Les insectes et le plein air vont de pair, alors si vous partagez une partie de leur propriété, préparez-vous. La plupart des sites font régulièrement appel à des exterminateurs pour pulvériser les insectes, alors renseignez-vous sur la date de leur cycle et encouragez le site à rapprocher le moment de la date de votre événement.

Par mesure de sécurité, investissez dans plusieurs bombes de brumisateur de jardin et vaporisez autour des zones de cérémonie, de réception et d’hébergement avant l’arrivée des invités. Et vous voudrez ajouter des « bombes anti-moustiques » et des « bougies à la citronnelle » à votre liste « à obtenir » pour le grand jour.

9. Dansez au clair de lune sans trébucher chez vous.

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Le soleil est couché et les verres sont levés. Entre l'alcool et l'obscurité que l'on ne voit pas vraiment dans les rues de la ville, vous aurez envie de réfléchir à la manière dont vos invités pourront rentrer chez eux à pied. Intégrez stratégiquement un éclairage nocturne grâce à un éclairage sur piquet ou à une guirlande lumineuse abordable à énergie solaire. Pensez même à remettre des lampes de poche aux invités dans des paniers de bienvenue afin que les gens tombent amoureux et non sur le bord du chemin.

10. #complètement chargé

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Une partie de l’attrait du plein air réside dans l’essence même de l’évasion. Mais vous ne voulez pas manquer tous les #petits moments que vos invités partagent en utilisant le hashtag de votre mariage. Avec les téléphones portables en itinérance, les téléphones pourraient mourir plus rapidement et s’ils passent la nuit, envisagez une borne de recharge. Cela atténuera l'anxiété de votre invité d'être déconnecté et vous permettra de sourire à tous les moments francs capturés par les invités quelques jours après l'événement. Vous pouvez offrir à vos invités un chargeur portable de banque d'alimentation , ou vous pouvez facilement créer des stations de recharge DIY avec des multiprises auxquelles vos invités pourront accéder. En prime, alimentez directement les tentes de camping individuelles.

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