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Diez consejos para planificar una boda en un camping

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Supere sus "Sí, quiero" al aire libre

por Life inTents

Cuando piensas en tu boda, quieres mucho más que un evento de "sí, quiero": quieres una experiencia. Estás pensando en aire fresco, hermosos paisajes y compañeros de baile convertidos en compañeros de campamento donde la diversión no termina cuando las luces del pasillo se encienden a las 10 p. m. en punto. Estás pensando en champán y fogatas, troncos y amor. Estás pensando en planificar una boda en un campamento al aire libre.

Si bien la visión es innegable, planificar una boda en un campamento puede parecer un poco desalentador. Pero, cuando la naturaleza es tu lugar, vale la pena: todo lo que necesitas es un poco más de planificación y mucha empatía.

Consulte nuestras 10 ideas principales sobre cómo planificar un festival de bodas en un campamento que lo ayudarán a pasar de ser un simple sueño a simplemente un sueño. Descubra cómo podemos ayudarle a conseguir carpas en alquiler y montar un campamento para su evento.

1. Logística de huéspedes: planifíquela.

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Piérdete en la conversación, no en los campamentos. Piense tácticamente en la logística de cómo las personas entran, permanecen y salen de los campamentos. Desde la tía Bernie, que vive en la misma ciudad, hasta tus amigos que la ven por primera vez, planifica y traza cómo todos y cada uno (y nos referimos a "todos") los invitados y miembros de la tripulación llegarían allí y experimentarían el lugar. Si parece un mal problema matemático y no un viaje sin interrupciones, busque oportunidades sobre cómo simplificarlo, ya sea en la situación actual o mediante un nuevo lugar para la boda en el campamento.

2. Tómate suficiente tiempo para montar el campamento.

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Tómese el mayor tiempo posible al organizar su boda en el campamento, idealmente el día antes de que la gente comience a llegar. Si el día anterior no es posible, analice cómo montar el campamento a primera hora del día para tener tiempo de solucionar cualquier obstáculo potencial. Tus nervios te lo agradecerán.

Por otro lado, el enemigo mortal de un partido son las palabras: “¡Pero tenemos que levantarnos a las 6 de la mañana!” Discuta con el recinto a qué hora deben salir los huéspedes. Recuerde, el desmontaje del sitio de una boda en un campamento puede llevar algún tiempo. Entonces, si bien una hora de salida a las 11 a. m. parece que puedes presionar la función de repetición de alarma, la verdadera llamada de atención puede ser varias horas antes. Hable con el lugar al principio del proceso teniendo esto en cuenta para analizar los detalles y las opciones.

¿Nuestro consejo? Si el tiempo realmente es dinero, invierte tu dinero en el tiempo antes y después del gran día para sentirte tranquilo y sereno.

3. Lanzaderas, vehículos recreativos y tiendas de campaña: ¡Dios mío!

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Planificar una boda en un campamento requiere algo de creatividad, y gran parte de esa capacidad cerebral se destina al lugar donde las personas obtienen su Zzz. Es posible que hayas seleccionado un lugar que solo tiene un puñado de dormitorios a los que la abuela llamaba. No te preocupes, aquí es donde entra la diversión, ya que hay muchas opciones cómodas (e incluso glamurosas) disponibles.

  • Ubicaciones fuera del sitio: si bien su boda puede realizarse entre los árboles, puede transportar a los invitados desde el lugar a otros lugares. Elementos imprescindibles de esta opción: comprensión clara de dónde están sus ubicaciones externas, un plan y un cronograma para que las personas vayan de A a B, comunicaciones distribuidas (quizás incluso con algunas llamadas de registro) a los invitados antes y durante el evento para realizar Asegúrese de que todos sepan el “cuándo” y el “dónde”.

  • Vehículos recreativos : Los vehículos recreativos están en su renacimiento. Si bien son prácticos, pueden incluso resultar extravagantes con su posible baño, ducha, lavabo y estufa. Puedes alquilar varias casas rodantes para tener una sensación de comunidad, y la opción de casa rodante suele ser un éxito entre padres y abuelos. Piense en la logística de dónde entrarían y estacionarían los vehículos recreativos. Luego, piensa en el tipo. ¿Quieres ser tradicional o glamuroso con Airstreams o Mercedes Sprinter? ¿Quizás incluso alquilar una autocaravana VW por excelencia? Compare y busque en ubicaciones de alquiler tradicionales y plataformas de alquiler entre pares, como Outdoorsy.com.

  • Tiendas de campaña: No importa si la vestimenta de sus invitados es jeans azules o corbata negra, las tiendas de campaña son alojamientos de la vieja escuela que agregan un elemento de diversión y autenticidad. Considere comprar una tienda Wenzel tradicional para 4 personas o tal vez una opción aún más espaciosa de tamaño familiar para 8 personas . Llénalos con sacos de dormir, catres, linternas y una o dos botellas de vino. También puede pedirles a los invitados que traigan su propia tienda de campaña, pero esto puede ser complicado desde el punto de vista logístico. Una opción clásica incluye un pueblo de tiendas de campaña emergente con alquiler de tiendas de campaña Bell , lo que agrega espacio y un fondo mágico para esas fotos. Con un elemento de “glamping”, puedes amueblarla con comodidades como camas tamaño queen, fundas nórdicas, alfombras, sillas para acampar , linternas y tapetes.

4 . Cuando la naturaleza llama (y no puede ir al correo de voz).

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¿Pista de baile? Listo para algunos movimientos. ¿Bufé? Delicioso. ¿Baños? Mmmm, comprobemos eso dos veces. Un gran consejo: no asuma que el lugar que elija tenga baños que satisfagan las necesidades de sus invitados. A menudo se pasa por alto, verifique la cantidad de baños y el estado en que se encuentran. Necesitará un mínimo de 2 o 3 baños para su evento, todos funcionales, limpios y cómodos. Piense en cómo pueden abastecerse para satisfacer todas las necesidades de sus invitados. Afortunadamente, existen servicios como Luxury Restroom Trailers en Oregón y Washington y Royal Restrooms (a nivel nacional), que llevan baños y duchas de lujo portátiles directamente a su lugar.

5. Coordinar a tus proveedores y a tus invitados.

invitados a una boda glamping

Planificar su propia boda en un campamento puede parecer un trabajo de tiempo completo, y una boda al aire libre a menudo requiere las habilidades de un gerente de proyecto. Al celebrar una boda o un evento en el campamento, comparte los recados logísticos con los proveedores. Planificar este evento va más allá de saber si los invitados quieren salmón o pollo. Se trata de confirmar los arreglos para dormir, trazar el diseño del pueblo de tiendas de campaña y dirigir a los huéspedes a sus alojamientos para pasar la noche. Trabaje con proveedores, como empresas de alquiler de tiendas de campaña, que incluyan gestión de confirmación de asistencia para ayudar a eliminar algunas "tareas pendientes" de su lista. O, si está pensando en la ruta del bricolaje, es posible que desee obtener ayuda adicional de su planificador o coordinador de eventos, quien puede requerir una pequeña (que vale la pena) tarifa adicional.

6 . Comunicar. Comunicar. Comunicar.

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Informe a sus invitados qué esperar con anticipación en términos del espacio para el evento. Cuando las personas se sienten preparadas, pueden concentrarse en la diversión, así que detalla los detalles clave que podrían ayudarles a planificar y empacar. Incluya lo que está en la agenda, vestimenta adecuada (p. ej., una nota que indique que es posible que desee cambiar sus tacones altos por zapatos planos en los campamentos), instrucciones específicas sobre cómo llegar a su tienda de campaña o vehículo recreativo específico, servicios, etc. Punto de bonificación : Incluya un mapa del sitio de la propiedad para eliminar la confusión desde el principio. Intente enviar estos detalles 2 o 3 semanas antes del gran día. Durante el evento, haga que carteles y saludadores dirijan a los invitados por la propiedad, a sus alojamientos y, por supuesto, al bar. 

7. Planifique para la lluvia y evite el dolor.

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Si bien puede que no sea irónico que llueva el día de tu boda (¡mírate, Alanis!), es una posibilidad. Si bien la lluvia tiene mala reputación, puede crear fondos impresionantes para fotografías e incluso algo de buena suerte. Pero el clima será una variable importante durante su evento al aire libre y la lluvia no es el único posible culpable. Piense: calor excesivo, frío o bochorno. Se necesita una planificación proactiva para asegurarse de que usted y sus invitados estén sonriendo todo el día, llueva o haga sol.

  • Si sus invitados se hospedan en una casa rodante: Los huéspedes deben estar sanos y salvos ante una llovizna o un aguacero (¡uf!), pero el esfuerzo por lograr una “temperatura cómoda” puede variar según la casa rodante. Si asegura una casa rodante sin aire acondicionado o calentador, busque ventiladores recargables o calentadores de propano portátiles para ayudar a mantener la temperatura moderada.

  • Si sus invitados se alojan en tiendas de campaña: Las opciones pueden ser más limitadas en tiendas de campaña, pero no deje que eso le asuste. ¿La clave? Seleccionar una tienda de campaña sólida y reforzarla. Seleccione una tienda de campaña de alquiler para cuatro estaciones que haya demostrado resistir lluvias torrenciales inesperadas o busque en línea reseñas de tiendas de campaña relacionadas con el clima. Agregue una lona como medida de seguridad y asegúrese de que los invitados no estén en el suelo a través de catres o colchones de aire.

Cuando hace frío en el aire, asegúrese de que las personas tengan una o dos mantas adicionales cuando bajen las temperaturas nocturnas. Si cree que la temperatura realmente podría ser más baja que la de su tío en la pista de baile, incluso puede gastar dinero en calentadores de propano portátiles .

El calor y la humedad son otra historia. Para las noches en las que le preocupa que el número parezca una prueba excelente, asegúrese de que sus tiendas de campaña tengan ventanas y puertas con mosquiteros para promover el flujo de aire. Tal vez incluso consiga ventiladores que funcionen con baterías si el calor es una preocupación importante.

8. Adiós bichos.

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Los insectos y el aire libre van de la mano, así que si compartes parte de su propiedad, ven preparado. La mayoría de los lugares traen regularmente exterminadores para fumigar insectos, así que averigüe cuándo es su ciclo y anime al lugar a que se acerque más a la fecha de su evento.

Como medida de seguridad, invierta en varias latas de nebulizador de jardín y rocíelo alrededor de las áreas de ceremonia, recepción y alojamiento antes de que lleguen los invitados. Y querrás agregar “ latas de repelente de insectos ” y “ velas de citronela ” a tu lista de cosas por conseguir para el gran día.

9. Baila a la luz de la luna sin volver a casa.

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El sol se pone y las gafas están levantadas. Entre el alcohol y una oscuridad que no se ve del todo en las calles de la ciudad, querrás pensar en cómo podrán tus invitados caminar a casa. Incorpore estratégicamente iluminación nocturna a través de estacas o luces de cadena asequibles que funcionan con energía solar. Incluso considere entregar linternas a los invitados en cestas de bienvenida para que la gente sólo se enamore, no al costado del camino.

10. #completamentecargado

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Parte del encanto del aire libre es la esencia de alejarse de todo. Pero no querrás perderte todos los #pequeñosmomentos que tus invitados comparten usando el hashtag de tu boda. Con los teléfonos móviles en itinerancia, los teléfonos pueden agotarse más rápido y, si se quedan a pasar la noche, considere una estación de carga. Esto aliviará la ansiedad de sus invitados por estar desconectados y le permitirá sonreír ante todos los momentos sinceros captados por los días de los invitados después del evento. Puede regalar a sus invitados un cargador portátil de batería externa o puede crear fácilmente estaciones de carga de bricolaje con regletas para que puedan acceder sus invitados. Como beneficio adicional, haga llegar la energía directamente a las tiendas de campaña individuales.

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